Trong bài viết sau đây, HTAKEVENT sẽ giải đáp tất tần tật mọi câu hỏi liên quan đến lễ khai trương là gì, quy trình tổ chức được tiến hành như thế nào và các lưu ý khi thực hiện. Nhớ đừng bỏ qua bài viết này nhé!
Bạn đã biết lễ khai trương là gì chưa? Đây chính là sự kiện đặc biệt thông báo đến công chúng về sự khởi đầu hoạt động của một doanh nghiệp, cửa hàng hay sản phẩm mới. Tùy theo quy mô, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp mà lễ khai trương sẽ được tổ chức quy trình khác nhau. Vậy còn chần chừ gì mà không cùng HTAKEVENT tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.
Lễ khai trương là gì?
Lễ khai trương (Grand Opening) là sự kiện quan trọng đánh dấu sự ra mắt của cửa hàng, công ty hay một thương hiệu mới đến công chúng với mong muốn mang lại sự may mắn và thành công.
Để tổ chức thành công bạn cần xác định quy mô chương trình, lập kế hoạch rõ ràng cho từng hạng mục như quy trình tiếp đón khách hàng, chuẩn bị tiệc nhẹ hay các tiết mục văn nghệ chào mừng, quà tặng khách hàng.
Ý nghĩa của việc tổ chức lễ khai trương đối với doanh nghiệp
Lễ khai trương mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với tổ chức, doanh nghiệp. Trong tiếng Hán “khai” có nghĩa là mở đầu và “trương” có nghĩa là lớn mạnh do đó “khai trương” mang hàm ý khởi đầu suôn sẻ, thuận lợi phát triển.
Đây cũng là cơ hội giúp doanh nghiệp tăng độ nhận diện thương hiệu thông qua hoạt động quảng bá hình ảnh, dịch vụ từ đó tiếp cận đa dạng đối tượng tiềm năng.
Quy trình tổ chức lễ khai trương
Để tổ chức lễ khai trương đạt hiệu quả cao, bạn cần xác định các khâu chuẩn bị rõ ràng như:
Bước 1: Xác định thông điệp mục tiêu
Bạn cần xác định chính xác mục tiêu và thông điệp truyền thông để đáp ứng mục đích mà doanh nghiệp muốn hướng đến và khai thác các hạng mục công việc cần thiết. Hầu hết mục đích tổ chức lễ khai trương thường để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng mới và tri ân, kết nối với khách hàng cũ.
Bước 2: Tiến hành thực hiện theo từng hạng mục
Sau khi chuẩn bị nội dung triển khai, bạn cẩn tổ chức buổi lễ theo đúng timeline chương trình bao gồm thời gian cho từng tiết mục, dụng cụ cần thiết, nhân sự. Nên chạy thử chương trình và kịch bản MC để kịp thời phát hiện rủi ro và đề xuất phương án cải thiện phù hợp.
Bước 3: Tìm hiểu đối tượng khách mời
Mỗi mô hình kinh doanh sẽ hướng đến một nhóm đối tượng khách hàng khác nhau vì vậy bạn cần tìm hiểu chính xác đối tượng mục tiêu để tổ chức lễ khai trương diễn ra thành công. Từ đó xây dựng nội dung chương trình phù hợp để đưa sản phẩm, dịch vụ đến đúng người tiêu dùng có nhu cầu.
Bước 4: Lên ý tưởng cho buổi lễ khai trương
Lên ý tưởng và kế hoạch buổi lễ dựa trên mục tiêu và đối tượng khách hàng hướng đến. Một buổi lễ khai trương thành công không chỉ cần sự sáng tạo mà còn phải phù hợp với thị hiếu của khách hàng mục tiêu.
Đây cũng chính là bước giúp bạn tạo dấu ấn đặc biệt với khách hàng và gây chú ý đến đối tác tương lai.
Bước 5: Lựa chọn ngày giờ
Bạn nên chọn ngày giờ khai trương phù hợp để đảm bảo khách mời tham dự đông đủ. Ngoài ra hãy bắt đầu vào giờ hoàng đạo để mọi việc suôn sẻ, thuận lợi.
Bước 6: Kiểm tra và hoàn thành kịch bản
Kịch bản chương trình cần liệt kê chi tiết từng hạng mục để ước lượng thời gian triển khai không bị kéo dài. Vì vậy bạn cần xây dựng kịch bản hoàn chỉnh và nhận sự phê duyệt từ cấp trên.
Bước 7: Xây dựng kế hoạch quảng bá chương trình
Buổi lễ diễn ra thành công hay không còn phụ thuộc vào số lượng khách hàng tiếp cận chương trình vì vậy bạn cần xây dựng một kế hoạch quảng bá chương trình độc đáo để thu hút được nhiều người hơn.
Không những thế, đẩy mạnh truyền thông còn nâng cao độ nhận diện thương hiệu, góp phần đẩy mạnh doanh thu công ty. Tùy theo quy mô chương trình mà bạn chọn các loại hình quảng bá như báo chí, quảng bá truyền hình hoặc phát tờ rơi,...
Bước 8: Quản lý rủi ro
Dù có chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu cũng khó tránh các yếu tố rủi ro khi thực hiện như sự cố âm thanh, thời tiết bất thường, trang thiết bị, nguồn nhân lực hay các yếu tố an toàn. Do đó hãy chuẩn bị các phương án dự phòng dựa trên các sự kiện tương tự để kịp thời khắc phục sự cố.
Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương thành công
Để tổ chức lễ khai trương thành công cần phụ thuộc nhiều yếu tố khác nhau như đối tượng tiềm năng, sáng tạo chủ đề, lập kế hoạch chi tiết và chuẩn bị phương án dự phòng, cụ thể là:
- Xác định đối tượng tiềm năng: nâng cao hiệu quả sự kiện, giúp doanh nghiệp tổ chức thành công;
- Sáng tạo chủ đề mới lạ: các ý tưởng độc đáo, mới lạ giúp công ty nâng cao hiệu quả truyền thông một cách tự nhiên;
- Lập kế hoạch: hãy lập kế hoạch chi tiết từ 2 đến 3 tháng trước khi sự kiện diễn ra để có sự chuẩn bị chu đáo từ địa điểm tổ chức, trang thiết bị, đội ngũ nhân công,..
- Chuẩn bị phương án dự phòng: nên chuẩn bị ít nhất 2 phương án dự phòng để kịp thời xử lý sự cố nếu có.
Nên chọn đơn vị nào tổ chức lễ khai trương uy tín tại TPHCM?
HTAKEVENT là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam nói chung và TPHCM nói riêng. Chúng tôi cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ lễ khai trương, lễ kỷ niệm, hội nghị, hội thảo, triển lãm, đến các sự kiện văn hóa, nghệ thuật, thể thao và giải trí với hiệu quả tốt nhất nhờ các yếu tố:
- Luôn đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng;
- Ghi nhận thông tin và thấu hiểu doanh nghiệp;
- Hỗ trợ tư vấn phương án tổ chức phù hợp với từng hạng mục kinh doanh;
- Tối ưu chi phí thực hiện;
- Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, thái độ chuyên nghiệp;
- Đảm bảo thiết bị hiện đại;
- Đáp ứng mọi tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn;
- Cung cấp đội ngũ hỗ trợ như mc, đội ngũ ca hát, lân sư rồng,...
XEM THÊM:
- 5+ Rủi Ro Khi Tổ Chức Sự Kiện & Các Phương Án Xử Lý
- Top 5 Kinh Nghiệm Tổ Chức Sự Kiện Thành Công, Hiệu Quả
- Lễ Khánh Thành Là Gì? Quy Trình Tổ Chức Chuyên Nghiệp
Hy vọng qua những thông tin mà HTAKEVENT đã chia sẻ phía trên sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về lễ khai trương là gì cũng như quy trình tổ chức ra sao. Hãy chọn đơn vị tổ chức uy tín để đảm bảo buổi lễ diễn ra trang trọng, ý nghĩa nhất và đừng quên liên hệ ngay cho chúng tôi qua Hotline: 0901061680 để được hỗ trợ tư vấn phương án tối ưu nhất ngay hôm nay nhé!
