Bất kỳ một sự kiện lớn hay nhỏ cũng đòi hỏi sự chuyên nghiệp trong quá trình tổ chức, đặc biệt là lễ khánh thành. Do đó, cách lên kịch bản lễ khánh thành rất được xem trọng. Vậy bạn đã biết cách thực hiện hay chưa, nếu chưa thì hãy cùng HTAKEVENT tham khảo ngay bài viết sau đây.!
Lễ khánh thành là sự kiện vô cùng quan trọng đối với một tổ chức, công trình hoặc dự án. Đây không chỉ là dịp thể hiện niềm vui mà còn là cơ hội ghi dấu kỷ niệm đáng nhớ và lan tỏa niềm tự hào, lòng tri ân. Vậy để tạo nên sự chỉn chu và suôn sẻ, hãy cùng HTAKEVENT tìm hiểu về cách xây dựng kịch bản lễ khánh thành ngay sau đây.
Cần chuẩn bị những gì trước khi lên kịch bản lễ khánh thành?
Lễ khánh thành là sự kiện đánh dấu dự án đã được hoàn thành sau thời gian dài thi công và sắp đi vào hoạt động. Do đó, để buổi lễ được diễn ra thật chuyên nghiệp và ghi lại dấu ấn trong mắt khách mời thì bạn cần phải chuẩn bị kịch bản chương trình thật tỉ mỉ và chi tiết.
Lên ý tưởng chủ đạo chính cho buổi lễ
Xác định ý tưởng chủ đạo cũng như thông điệp gửi gắm trong buổi lễ là một trong những điều quan trọng tiên quyết giúp mang lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt của khách hàng cũng như đối tác.
Lập kế hoạch ngân sách, dự trù kinh phí
Để tránh sự thiếu sót hoặc phát sinh chi phí trong quá trình chuẩn bị cho buổi lễ khánh thành thì bạn nên lập bảng kế hoạch ngân sách thật chi tiết và dự trù khoảng 10% so với chi phí tổng. Thông thường, bảng kế hoạch sẽ bao gồm các hạng mục phải chi như:
- Chi phí về trang thiết bị;
- Chi phí về nhân sự;
- Chi phí F&B;
- Các chi phí phát sinh khác.
Xác định số lượng khách mời tham gia buổi lễ
Quy mô của buổi lễ lớn hay nhỏ phụ thuộc vào khách mời tham dự. Vậy nên, bạn cần tính toán và xác định cụ thể số lượnng để chuẩn bị và đón tiếp chu đáo nhất. Lưu ý, tùy vào chức vụ và tầm ảnh hưởng sẽ có vị trí ngồi phù hợp để mang lại hiệu quả cao cho buổi lễ.
Đối với những khách mời là đối tác hay khách hàng tiềm năng có thể trao tặng sản phẩm của công ty để tăng độ tiếp cận và để lại ấn tượng. Đây cũng là một hình marketing tự nhiên và nhanh chóng nhất. Ngoài ra, thiệp mời cần phải thiết kế sang trọng, ấn tượng và nên gửi đến các vị khách mời trước 7 ngày để họ sắp xếp thời gian tham dự kịp thời.
Rà soát số lượng nhân sự trong sự kiện
Trước khi buổi lễ khánh thành diễn ra, bạn cần rà soát toàn bộ nhân sự cũng như bố trí từng bộ phận đảm nhận những hạng mục khác nhau của chương trình.
Ngoài ra, nếu hạng mục nào chưa hoàn thiện có thể điều động thêm nhân sự trong hoặc ngoài để hoàn tất quá trình tổ chức sự kiện khánh thành nhanh chóng nhất.
Kịch bản lễ khánh thành chi tiết nhất
Dưới đây là kịch bản dành cho sự kiện khánh thành hoàn thiện, chi tiết nhất, bạn có thể tham khảo ngay:
Bước 1: Đón tiếp khách mời và ổn định chỗ ngồi
Đây là bước đầu tiên giúp ghi điểm trong mắt khách mời tham dự, sau đây là một số công việc cần làm như:
- Tại cổng chính có đại diện đón tiếp khách mời;
- Tùy vào quy mô tổ chức mà có thể có 6 - 10 PG mặc áo dài hoặc đồng phục theo quy định xếp thành 2 hàng để chào đón khách;
- Lễ tân hướng dẫn vị trí ngồi cho quan khách;
- Lễ tân tiếp nước tại chỗ cho quan khách.
Bước 2: Tiết mục văn nghệ chào mừng
Sau khi khách mời đã ổn định chỗ ngồi, để tạo không khí sôi nổi, náo nhiệt cho sự kiện cũng như thu hút sự chú ý của khách mời, MC sẽ giới thiệu các tiết mục văn nghệ mở màn cho sự kiện. Cụ thể các hoạt động diễn ra theo trình tự như:
- MC giới thiệu chương trình văn nghệ bắt đầu;
- Giới thiệu lần lượt các tiết mục chuẩn bị trình diễn;
- Cảm ơn các ca sĩ, vũ công, nhóm nhảy,... đã mang đến các tiết mục hấp dẫn khuấy động không khí buổi lễ;
- Cuối cùng, trống chào mừng và đội múa lân sư rồng trình diễn.
Bước 3: Khai mạc chương trình và giới thiệu quý đại biểu
Tiếp theo chương trình, MC bắt đầu tuyên bố lý do tổ chức lễ khánh thành và lần lượt giới thiệu những đại biểu, khách mời tham dự trong sự kiện. Nội dung cụ thể bao gồm các hoạt động như:
- Thu hút sự chú ý và quan tâm của khách mời bằng câu hỏi gây tò mò hoặc câu nói gây ấn tượng mạnh. Ví dụ: “Mọi người cảm thấy hôm nay như thế nào?...”
- MC giới thiệu quý khách mời tham dự sự kiện;
- MC khái quát về toàn bộ chương trình.
Bước 4: Công bố về công trình sắp được hoàn thành
Sau khi đã giới thiệu quan khách tham dự, tổng thể chương trình thì tiếp theo MC sẽ mời đại diện chủ đầu tư lên sân khấu để phát biểu. Ở bước này bạn cần chuẩn bị cụ thể như:
- Trường hợp chủ đầu tư là người nước ngoài cần phải có Mc phiên dịch;
- Trước khi đại đại diện bước lên sân khấu phát biểu cần có nhạc chờ chào mừng;
- Khoảng thời gian hợp lý dành cho hạng mục này là từ 10 - 15 phút.
Bước 5: Phát biểu của ban lãnh đạo, đối tác và chính quyền địa phương
Trong kịch bản của buổi lễ phát biểu của những người có liên quan đến dự án hoặc công trình là một phần không thể thiếu. Nội dung cần chuẩn bị như:
- MC mời đại diện lên sân khấu phát biểu về cảm xúc, cảm nghĩ của mình về buổi lễ;
- Chủ đầu tư, đơn vị hay chủ doanh nghiệp sẽ chia sẻ đôi chút về ý tưởng cũng như hành trình thành lập tổ chức, dịch vụ hay sản phẩm,...
Bước 6: Tiến hành nghi lễ cắt băng khánh thành
Một trong những bước quan trọng của buổi lễ đó là nghi thức cắt băng khánh thành. Đây là hoạt động mang ý nghĩa may mắn và mong muốn khởi đầu mới thật suôn sẻ và thuận lợi.
Dưới đây là quy trình thực hiện chi tiết mà bạn cần lưu ý:
- Lễ tân mang dụng cụ cắt băng khánh thành lên sân khấu;
- Mc mời đại diện và khách mời quan trọng của buổi lễ tham gia vào nghi thức cắt băng;
- Sắp xếp vị trí đứng của khách mời theo đúng vị trí;
- Sau khi lễ hoàn tất, Mc mời quan khách vỗ tay chúc mừng;
- Cuối cùng, đội múa lân sư rồng trình diễn.
Bước 7: Bế mạc buổi lễ
Cuối cùng là bế mạc buổi lễ để khép lại chương trình. Các hoạt động cần chuẩn bị như:
- MC mời đại diện chủ đầu tư phát biểu, cảm ơn quý quan khách để dành thời gian đến tham dự sự kiện;
- Lễ tân xếp thành 2 hàng tiễn khách và trao quà lưu niệm trước khi ra về.
Dự trù các rủi ro có thể xảy ra trong buổi lễ khánh thành
Để chương trình diễn ra suôn sẻ và không rơi vào tình huống khó xử thì việc quản lý rủi ro được xem là hạng mục quan trọng và cần thiết để có được những phương án giải quyết kịp thời.
Sau đây là một số tình huống xấu có thể phát sinh trong buổi lễ khánh thành mà bạn cần lưu ý:
- Với sự kiện diễn ra ngoài trời, ban tổ chức cần xem trước dự báo thời tiết và có những thông báo trước cho khách mời để tránh sự hỗn loạn khi có sấm, mưa đột ngột.
- Sự cố kỹ thuật như mất điện, cháy nổ, giật điện,...
- MC đến không đúng giờ hoặc lời dẫn không chuyên nghiệp;
- Khách mời quan trọng của buổi lễ gặp vấn đề sức khỏe không thể tham dự;
- Món ăn, thức uống không đảm bảo vệ sinh gây ra ngộ độc thực phẩm;
- Thái độ của nhân viên, lễ tân không chuyên nghiệp;
- Rủi ro về mất các thiết bị, linh kiện máy móc hoặc quá trình vận chuyển không kịp vì quá xa.
Đơn vị tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp, uy tín
Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức một buổi lễ khánh thành thật độc đáo và ấn tượng thì hãy đến với HTAKEVENT. Tại đây, chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và đã từng thành công với hàng ngàn các sự kiện với quy mô lớn, nhỏ khác nhau.
Với mong muốn mang lại những sự kiện hoàn hảo nhất và ưu tiên sự hài lòng của khách hàng, vậy nên chúng tôi luôn đáp ứng được các tiêu chí như sau:
- Với ý tưởng độc đáo và mới lạ đáp ứng được thị hiếu và trải nghiệm thú vị cho khách mời khi tham dự;
- Trang thiết bị chất lượng đảm bảo âm thanh và hình ảnh to, rõ nét;
- Quy trình tổ chức sự kiện được thực hiện chuyên nghiệp;
- Chi phí cạnh tranh, ưu đãi nhất thị trường;
- Áp dụng chính sách giảm giá nếu lựa chọn dịch vụ trọn gói tại nơi đây.
ĐỌC NGAY:
- Lễ Khai Trương Là Gì? Quy Trình Tổ Chức Từ A Đến Z
- Lễ Khởi Công Là Gì? Cách Chuẩn Bị Mâm Lễ Cúng Khởi Công
- Wedding Planner Là Gì? 7 Công Việc Chính Của Wedding Planner
Thông qua bài viết trên, HTAKEVENT đã chia sẻ cho bạn toàn bộ thông tin về kịch bản lễ khánh thành cụ thể và rõ ràng nhất. Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức buổi lễ này thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được phục vụ tận tâm, nhiệt tình và hỗ trợ đối đa từ A - Z nhé. Chúc bạn có một buổi lễ thật ấn tượng và thành công!
